THW & Feuerwehr: Freistellung & Erstattung für Arbeitgeber

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Das duale Rechtssystem im Katastrophenschutz

Im modernen Personalwesen stellt die Freistellung von Beschäftigten, die sich im Katastrophenschutz engagieren, eine wiederkehrende organisatorische Herausforderung dar. Viele Personalabteilungen gehen fälschlicherweise davon aus, dass für das Technische Hilfswerk (THW) und die Freiwilligen Feuerwehren einheitliche bundesrechtliche Regelungen gelten. Dies ist jedoch ein folgenschwerer Irrtum, da die Gesetzgebungskompetenzen in Deutschland strikt zwischen dem Bund und den sechzehn Bundesländern aufgeteilt sind. Während das THW als Bundesanstalt direkt dem Bundesrecht unterliegt, ist das Feuerwehrwesen reine Ländersache. Um diese komplexen rechtlichen Verflechtungen systematisch zu durchdringen, empfiehlt sich ein Blick in unser strukturiertes Verteidigungsvorsorge-Curriculum, das Personalverantwortlichen ein fundiertes Fundament bietet. Für den übergreifenden Prozess hilft Betriebliche Verteidigungsvorsorge: Welche Personalrisiken Unternehmen jetzt vorbereiten sollten. Die Themenwelt Verteidigungsvorsorge bündelt die relevanten betrieblichen Perspektiven.

Diese föderale Struktur führt dazu, dass Arbeitgeber je nach Wohn- und Arbeitsort des Mitarbeiters sowie der Organisation, für die er im Einsatz ist, völlig unterschiedliche Erstattungsanträge, Fristen und Nachweisverfahren beachten müssen. Ein fehlerhaftes Vorgehen kann hierbei schnell zu erheblichen finanziellen Einbußen führen, wenn Entgeltfortzahlungen geleistet, aber nicht fristgerecht oder bei der falschen Behörde zurückgefordert werden. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, eine klare Trennung zwischen Bundesrecht und Landesrecht zu etablieren und die internen HR-Prozesse entsprechend anzupassen, um im Ernstfall schnell und rechtssicher agieren zu können. Eine passende Vertiefung bietet Reservedienst, Wehrpflicht und Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber und HR rechtzeitig klaeren sollten.

Mitarbeiterin bearbeitet Formulare am Schreibtisch — Pflichtschulungen muessen Inhalt, Zielgruppe, Abschluss und Nachweis zusammenbringen.

Technisches Hilfswerk (THW) und das Bundesrecht

Die Rechtslage für das Technische Hilfswerk (THW) ist im THW-Gesetz (THWG) bundeseinheitlich geregelt. Gemäß § 3 THWG sind Arbeitgeber verpflichtet, ehrenamtliche THW-Helfer für Einsätze, Ausbildungen und behördlich angeordnete Übungen von der Arbeitsleistung freizustellen. Während dieser Freistellung besteht für den Arbeitnehmer kein Anspruch auf Arbeitsentgelt gegen den Arbeitgeber, allerdings regelt das Gesetz in § 3 Abs. 1 eine Pflicht zur Fortzahlung des Arbeitsentgelts durch den Arbeitgeber, der wiederum einen Erstattungsanspruch gegen den Bund hat. Diese gesetzliche Konstruktion stellt sicher, dass dem Helfer kein finanzieller Nachteil entsteht und der Arbeitgeber die Kosten nicht dauerhaft tragen muss.

Der Erstattungsanspruch des Arbeitgebers umfasst das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt sowie die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Wichtig ist hierbei, dass der Antrag auf Erstattung direkt an die zuständige THW-Regionalstelle gerichtet werden muss. Um HR-Teams auf solche spezifischen Konstellationen im Detail vorzubereiten, bietet unser praxisnaher Kurs zu Ehrenamt im Katastrophen- und Zivilschutz detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und rechtssichere Vorlagen für die Kommunikation mit Bundesbehörden.

Freiwillige Feuerwehr und Katastrophenschutz unter Landesrecht

Im Gegensatz zum THW unterliegen die Freiwilligen Feuerwehren den jeweiligen Brandschutz- und Hilfeleistungsgesetzen der Bundesländer. Dies bedeutet, dass die Pflicht zur Freistellung und die genauen Modalitäten der Entgeltfortzahlung von Bundesland zu Bundesland stark variieren können. In manchen Bundesländern besteht eine uneingeschränkte Pflicht zur Lohnfortzahlung mit anschließendem Erstattungsanspruch gegen die Gemeinde, während in anderen Ländern differenzierte Ausnahmeregelungen für betriebliche Notwendigkeiten existieren. Diese Zersplitterung macht es für überregional tätige Unternehmen besonders schwer, einheitliche Richtlinien zu formulieren.

Für die HR-Praxis bedeutet dies, dass bei jedem Feuerwehreinsatz das Gesetz des Bundeslandes herangezogen werden muss, in dem der Beschäftigte seinen Dienst verrichtet. Hierbei müssen auch die spezifischen Fristen für die Erstattungsanträge beachtet werden, die oft sehr kurz bemessen sind. Ein tiefes Verständnis der Rechte und Pflichten der Beschäftigten im jeweiligen Bundesland ist daher die Grundvoraussetzung, um finanzielle Risiken für das Unternehmen zu minimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben korrekt zu erfüllen.

Team prüft Unterlagen und ein Tablet — Ein wiederholbarer Rollout ersetzt manuelle Excel-Listen und verstreute Ablagen.

Operative Umsetzung in der HR-Praxis: Freistellung und Entgeltfortzahlung

Die operative Umsetzung beginnt bereits vor dem eigentlichen Einsatzfall. Arbeitgeber sollten von ihren Beschäftigten verlangen, dass sie ihre Mitgliedschaft im THW oder der Freiwilligen Feuerwehr proaktiv anzeigen. Sobald ein Alarm erfolgt, ist der Mitarbeiter in der Regel sofort freizustellen. Eine Verweigerung der Freistellung ist rechtlich nur in extremen Ausnahmefällen zulässig, wenn die Aufrechterhaltung des Betriebs bei einer Nichtanwesenheit unmittelbar gefährdet wäre. Die Hürden hierfür sind jedoch extrem hoch und werden von den Arbeitsgerichten streng geprüft.

Nach Beendigung des Einsatzes muss der Mitarbeiter dem Arbeitgeber unverzüglich eine offizielle Einsatzbescheinigung vorlegen. Diese Bescheinigung, die von der Gemeinde oder der THW-Dienststelle ausgestellt wird, dient als zwingender Nachweis für die Entgeltabrechnung und das anschließende Erstattungsverfahren. Diese administrativen Abläufe ähneln stark den Prozessen, die Unternehmen für Reservisten und Wehrpflichtige im Betrieb etablieren müssen, da auch dort eine strikte Nachweispflicht gegenüber öffentlichen Stellen besteht, um finanzielle Nachteile abzuwenden.

Schriftliche Anzeige der Mitgliedschaft durch den Beschäftigten einfordern
Einsatzbescheinigung unverzüglich nach Rückkehr anfordern
Fehlzeiten im Zeiterfassungssystem separat als bezahlte Freistellung erfassen

Das Erstattungsverfahren für Arbeitgeber richtig abwickeln

Das Erstattungsverfahren selbst erfordert Präzision und die Einhaltung formaler Vorgaben. Der Arbeitgeber muss die genauen Ausfallzeiten des Mitarbeiters dokumentieren und das darauf entfallende Entgelt inklusive der Sozialversicherungsbeiträge centgenau berechnen. Bei THW-Einsätzen wird der Antrag direkt beim Bund eingereicht, während bei Feuerwehreinsätzen die jeweilige Gemeinde, die den Einsatz angeordnet hat, der richtige Ansprechpartner ist. Einige Bundesländer bieten mittlerweile digitale Portale an, um diesen Prozess zu beschleunigen, während andere noch auf Papierformulare setzen.

Personalabteilungen müssen zudem beachten, dass in besonderen Krisenlagen wie einem Spannungsfall, Verteidigungsfall und Bündnisfall zusätzliche gesetzliche Notstandsregelungen greifen können, welche die Prioritäten der Freistellung und die Erstattungswege grundlegend verändern. Eine vorausschauende HR-Abteilung hält daher stets aktualisierte Checklisten bereit, um auch unter extremen Bedingungen die Liquidität des Unternehmens durch eine schnelle Rückerstattung der Personalkosten zu sichern.

THW-Einsätze: Erstattungsantrag an die zuständige THW-Regionalstelle richten
Feuerwehreinsätze: Antrag an die jeweilige Gemeinde oder Kommune senden
Erstattungsfähige Kosten: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

Betriebliche Vorsorge und strategische Personalplanung

Um den Spagat zwischen gesellschaftlicher Verantwortung und betrieblicher Effizienz erfolgreich zu meistern, sollten Unternehmen das Thema Katastrophenschutz strategisch in ihre Personalplanung integrieren. Dazu gehört die Erstellung von Vertretungsplänen für Schlüsselpositionen und die Sensibilisierung von Führungskräften für die Bedeutung des ehrenamtlichen Engagements. Ein offener Dialog mit den betroffenen Mitarbeitern schafft Vertrauen und verhindert Konflikte im Ernstfall, wenn Sekunden über den Einsatz entscheiden.

Da sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen und die Rechtsprechung im Bereich des Katastrophenschutzes und der Verteidigungsvorsorge ständig weiterentwickeln, ist eine kontinuierliche Überwachung der Rechtslage unerlässlich. Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren und rechtssicher aufstellen möchten, können ConformBase kostenlos testen, um Zugriff auf aktuelle Compliance-Vorlagen, automatisierte Fristenrechner und länderspezifische Leitfäden zu erhalten. Dies spart wertvolle Zeit in der Administration und schützt vor unvorhergesehenen Kosten.

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THW-Gesetz

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Häufige Fragen

Kann ein Arbeitgeber die Freistellung eines Mitarbeiters für einen Feuerwehreinsatz verweigern?

Dies hängt vom jeweiligen Landesrecht ab. Grundsätzlich besteht eine gesetzliche Pflicht zur Freistellung. Eine Verweigerung ist nur in extremen Ausnahmefällen zulässig, wenn dringende betriebliche Interessen (z. B. unmittelbare Gefahr für den Betriebsablauf oder die Sicherheit) vorgehen. Die Hürden hierfür sind extrem hoch.

Werden auch Fortbildungen und Lehrgänge des THW oder der Feuerwehr erstattet?

Ja, sowohl das THW-Gesetz als auch die Landesfeuerwehrgesetze sehen in der Regel vor, dass auch für behördlich angeordnete Ausbildungen und Lehrgänge eine Freistellung unter Entgeltfortzahlung mit anschließendem Erstattungsanspruch gewährt werden muss.

Welche Fristen müssen Arbeitgeber bei der Beantragung der Erstattung beachten?

Die Fristen hängen stark vom jeweiligen Träger ab. Während beim THW meist großzügigere Fristen gelten, sehen die Landesgesetze für Feuerwehreinsätze oft Ausschlussfristen von wenigen Monaten (z. B. 3 bis 6 Monate nach Einsatzende) vor. HR-Abteilungen sollten Anträge daher stets unverzüglich einreichen.

THW, Freiwillige Feuerwehr und Arbeitgeber: Freistellung, Entgelt und Erstattung richtig organisieren